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小城档案部门的“大行动”
——浙江省桐乡市全力做好世界互联网大会档案工作侧记

 

自2014年首届世界互联网大会在乌镇举办以来,在浙江桐乡市委、市政府的领导下,经过各级档案部门的努力,共收集到前三届互联网大会的文书档案5580卷(件)、照片档案25卷2250张、实物档案179件、视频近2万分钟。这些档案不仅真实记载了往届世界互联网大会的全过程,也为新一届互联网大会的承办等工作提供了有价值的信息支撑。第四届世界互联网大会顺利闭幕后,为了圆满完成本次大会的档案工作,实现档案的精准服务和便捷利用,全市档案工作者正在积极行动。

 

早在2015年,桐乡市根据《浙江省重大活动档案管理办法》,制定出台了《世界互联网大会承办工作委员会档案管理办法》。在总结历届大会档案工作经验的基础上,不断对管理办法进行调整优化,确保能够全面、客观、真实、完整记录大会筹备、召开及总结的全过程,对互联网大会原汁原味地进行全景式再现。

 

世界互联网大会活动版块多、工作内容杂、涉及领域广,所形成的档案数量庞大、类别繁多、载体多样,大会筹备工作涉及省、市、县等多个行政层级,因此,只有工作更加主动靠前,才能收集到更多、更全面、更有价值的档案资料。在桐乡世界互联网大会承办工作领导小组多方协调、积极沟通下,桐乡市档案馆还收集到省承办工作领导小组秘书处及各工作部的相关材料近5000份。

 

为提高档案资源收集的及时性、常态化,档案工作人员探索建立了固定机制,实现各类信息资料24小时“日归档”“不断档”。同时,还与大会摄影师团队顺利对接,建立共享机制,实现照片、视频等资料随时收集、及时归档。

 

结合全市数字档案馆建设和“存量数字化、增量电子化”的要求,市档案局馆工作人员加快世界互联网大会档案的数字化转换,并以数字化带动档案信息资源整合,为信息资源共享利用提供了信息支撑和数据保障。截至目前,前三届世界互联网大会档案均已完成数字化转换工作。

 

2017年5月,全市室藏档案综合管理系统正式上线运行,覆盖全市363个机关、企事业单位的档案,与全市数字档案馆系统实现无缝衔接。同时,全市归档标准统一设置、归档数据统一存储,实现档案数据网络化动态管理。依托室藏档案综合管理系统,开展了世界互联网大会档案电子数据在线接收工作,将53GB档案全文数据、7556条电子目录接收进馆,进一步丰富了馆藏数字资源。

 

近年来,桐乡市档案局馆坚持科技引领、智慧建档,在数字档案馆建设期间,成功引入库房RFID电子标签档案管理系统,对实体档案开展智能化、动态化管理。前三届世界互联网大会档案均已实现实体档案、数字档案同步移交。为确保大量珍贵实物档案的有效管理、科学存放,市档案局馆为每一件档案贴上了“电子身份证”,采取物联网管理模式,确保档案安全管理、动态追溯。

 

自首届世界互联网大会筹办以来,市档案局馆每年都主动派出业务骨干协助工作,积极提供档案利用服务,出台的《桐乡市世界互联网大会承办工作委员会档案管理办法》成为全省重大活动档案管理的模板,为杭州G20峰会等重大活动的档案工作提供了借鉴参考。

 

依托收集齐全、保管科学的世界互联网大会档案资源,桐乡市积极拓宽档案信息资源的开发利用渠道,努力做好档案资源开发利用工作。在《中国名镇志·乌镇志》(中文版)编撰期间,主动提供相关照片及文字素材。在第四届世界互联网大会召开期间,《中国名镇志·乌镇志》成为乌镇对外交往的名片,全方位展示了互联网小镇的绰约风姿。

 

目前,桐乡市城市档案中心项目主体建筑已顺利封顶,市档案部门将以新馆建设为契机,努力打造世界互联网大会档案工作的文化品牌。结合馆藏资源,精心策划世界互联网大会主题展,向社会群众集中展示历届世界互联网大会的精彩瞬间、珍贵片段,让群众近距离感受家乡的发展脉搏,为全市“人文名城”“风雅桐乡”建设助力添彩。

 

原载于《中国档案报》2018年2月5日 总第3178期 第三版

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