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微信指导与实地服务并重
助推驻外办事处档案工作迈入规范化轨道

哈尔滨市政府各驻外办事处是市政府在全国各主要城市驻地的重要窗口部门,其在公务活动中形成的档案是市政府档案的重要组成部分。近几年来,市政府办公厅和市档案局高度重视各驻外办事处档案工作,加强领导,主动服务,强化指导,推动各驻外办事处档案工作迈入标准化、规范化轨道。

 

2016年,市档案局创新档案业务指导方式,建立哈尔滨驻外办事处档案业务指导微信群,实现在线视频、音频档案业务指导,有效解决了地域远、分散,不能及时对各驻外办档案工作进行指导的难题,收到很好效果。

 

2017年,为进一步加强驻外办档案工作,规范文件归档和档案移交工作,市政府办公厅和市档案局组成两个联合工作组,由市档案局主要领导和分管领导分别带队,分赴北京、上海、天津、深圳、大连、广州、厦门7个驻外办事处开展档案工作检查指导和进馆档案预验收。工作组通过听取工作情况介绍、察看档案工作各类帐簿、表格,深入档案库房检查档案及其管理情况等方式,对办事处档案工作进行了“全面体检”,既指出了问题,提出解决办法,还为驻外办档案工作进一步发展提出了意见和建议。检查结束后,形成了综合检查情况反馈。在对各驻外办档案工作给予充分肯定同时,也指出了存在的档案人员变动频繁、档案工作水平参差不齐、存档不全、整理不规范、档案信息化滞后等问题,要求各驻外办采取有效措施、加强整改。

 

此次业务检查取得了良好成效。一是各驻外办事处领导和相关工作人员的档案意识进一步增强。纷纷表示要克服人员少、远离档案行政管理部门等困难,统一思想,坚定做好档案工作的决心和信心;二是各驻外办软硬件设施得到进一步改善。各驻外办地处寸土寸金之地,办公条件非常紧张,经市政府办公厅相关职能处(室)积极协调,使各驻外办改善了档案工作软硬件设施。北京、上海、广州办克服困难,建立独立档案室。有的办事处虽然没有条件设立单独档案室,但也购置了专门档案柜、密码柜等,配齐了档案工作基础设施设备;三是各驻外办档案业务工作得到进一步加强。根据此次检查各驻外办档案管理实际情况,明确了文件材料归档范围与保管期限,确定了科学合理的档案整理方式;四是各驻外办文件运转工作得到进一步规范。市政府办公厅统一了发文和收文处理用纸、会议记录用纸,规范了驻外办文件运转工作;五是档案规范整理与移交工作进一步明确。各驻外办档案整理与移交工作实行“三步走”:今年6月末之前,按照相关标准和要求完成2016年度文件材料归档工作;8月至12月,力争完成2001-2007年档案移交工作;年末至明年上半年,完成2008-2015年档案整理工作。截至目前,各驻外办已全部完成2016年度档案立卷归档工作。北京、上海、天津、大连4个办事处完成2007年以前档案移交工作,共移交档案92卷、763件。

 

通过此次档案业务实地检查指导,面对面征求意见,对今后进一步加强各办事处档案工作指导和服务,提出了明确要求。一要加强各驻外办档案工作人员培训。通过微信群随时掌握人员变化情况,对新入职档案工作人员通过多种渠道和方式及时进行业务培训,避免档案工作断档情况发生。二要加强对各驻外办档案工作监督指导。服务和指导、监督并重,除通过微信群进行日常业务指导外,还要定期进行实地指导服务。三要加强各驻外办档案信息化工作。根据全市档案信息化发展的统一规范要求,各驻外办2008年之后形成的应进馆的档案实行双套制接收。既要接收纸质实体档案,又要接收电子数据档案。下一步将加大各驻外办档案信息化指导工作,争取早日实现与全市档案信息化建设同步发展。

 

(市政府档案管理服务中心 徐英喆供稿)

 

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