外事部门档案管理工作初探
近年来，随着我国对外开放规模的不断扩大和改革开放程度的日益深入，全国各地方城市的涉外交流也越来越活跃，涉外合作的领域、规模和层次也越来越广泛。作为各级外事档案管理部门，如何更好地发挥职能作用，认真做好外事档案的收集、整理、立卷、归档等规范管理工作，已经成为各级外事部门共同关注的课题。为此，笔者愿从外事部门的岗位实际需要出发，从加强外事档案规范化管理的角度入手，就外事档案的管理工作与大家共同学习和探讨。
一、切实加强对外事档案工作的组织领导。一是建立健全外事档案管理机构。各涉外部门要结合本职工作实际，建立起规范、科学、高效的外事档案管理机构，确定由一名单位副职领导分管外事档案工作，在各业务处室、直属单位确定专职或兼职档案员负责收集、整理、立卷、归档工作，并建立起相应的工作职责和岗位责任制。二是科学确定外事档案种类范围。主要包括在与外国政府机构、民间组织及个人在开展经贸、科技、体育、文化、卫生、教育以及对外交往等过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。三是建立严格有效的外事档案管理制度。结合国家及省、市各级档案部门对档案工作的管理要求，在外事档案管理中要建立起月抽查、季检查、半年考评、年终组织大检查等档案管理制度，做到定期检查与不定期抽查相结合，全面检查与专项检查相结合，实际操作与理论测试相结合，通过实行严格有效的档案管理制度，确保外事档案管理工作正规有序。
二、认真做好外事档案的归档与立卷工作。做好档案的归档管理与立卷是确保外事档案完整性的一项重要工作。一是认真做好档案收集整理工作。各级外事档案归口管理部门在组织涉外会议、活动期间，要安排专人全程跟踪做好会议、活动档案的收集、管理工作。会议、活动结束后，要及时将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料进行收集、汇总、整理、组卷，并按规定及时向本单位档案室进行移交。此外，凡出国（境）参加学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，也应在归国后将国（境）外各项活动中形成的材料交给本部门兼职档案人员进行认真整理、立卷后，及时向档案室进行移交。二是及时完成档案整理组卷工作。组卷是整个立卷工作中至关重要的一环。组卷工作的好与坏将直接关系到归档工作的整体质量。因此，在整理组卷过程中要指定熟悉外事工作程序、了解外事活动内容、掌握外事政策规定的专兼职文书人员做好整理组卷工作。组卷工作量较大或对相关要求掌握不准时，可请求上级档案管理部门派人现场进行指导或协助整理。整理组卷工作中，要紧密结合外事工作的特点和规律，准确划分一般外事档案与重要外事档案、外事业务档案与外事事务档案、涉密外事档案与非密外事档案。同时，要按规定对每个案卷内部文件的保管期限和密级做好归档前的确定工作。三是积极组织档案归档验收工作。档案整理组卷完成后，外事档案管理部门要按照时限要求，积极、及时地将外事档案向上级档案管理部门进行移交。移交前，应按要求完成档案移交书、移交目录、分类方案、销毁档案清册、保管期限表、安全检查记录、案卷状况检查单、卷内目录、案卷目录、全宗介绍、工作大事记、组织沿革等年度档案全宗卷的制作工作。移交时，要认真核对外事档案目录及内容，确认无误后填写档案移交书，注明移交的文书档案、声像档案和照片档案的类别、数量、保管期限等相关内容，存档以备日后查询。
三、切实加强外事档案的使用与管理。外事档案作为一项专门档案，具有政策性、时效性和保密性强的特点。只有认真做好外事档案的使用和管理工作，才能更好地发挥外事档案的历史价值、科学价值和使用价值，更好地为外事工作的长远建设和发展服务。一是建立严格的保管制度。在档案管理工作中，要严格按照《中华人民共和国档案法》中的相关规定，对外事档案做到集中存放、分类归档和统一管理。要建立起具备防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光等“八防”设施的独立档案室，建立健全全宗卷、立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、全宗介绍、检查记录等档案管理资料，特别是对列为永久保存的外事档案要切实做到专人负责，专柜存放，集中管理，定期检查，确保万无一失。二是建立严格的借阅制度。要建立严格的档案借阅审批手续，严格借阅登记制度，严格控制借阅范围。单位内部借阅外事档案时，原则上应在档案室内进行。如需借出使用时，必须按要求进行逐级审批登记。外单位需要使用外事档案时，须经档案管理部门主管领导批准，并按有关规定履行借阅手续。三是建立严格的销毁制度。外事档案因涉及国家秘密事项较多，一旦发生泄密情况会影响到国家的外交政策和国家间关系。因此，销毁外事档案时，必须指定专人负责监销，并送交到指定公文销毁站进行销毁，严禁出卖或改做他用。外事档案销毁前，应认真按门类编制销毁清册，写出销毁档案报告，报请主管领导批准，未经鉴定和主管领导批准，不得擅自销毁档案。销毁外事档案时，必须有两人以上监销，并在销毁清册上签名盖章，销毁清册及批准手续，要妥善保管，以备查考核定。为慎重起见，应将待销毁的档案再保存一段时间，确认无保存价值后，再行销毁。
（市外侨办秘书处 闫飞 84664246） |
