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热衷档案,扎根杏坛,甘于奉献
来源:    作者:管理员    日期:2015-07-17

一、树立正确思想,踏实工作

 

做档案工作要心态平稳。档案工作看似很清闲,但要在工作中做出成就也不容易。相信多数基层档案员都是单位的边缘,这需要自己掌控思想情绪。

 

做档案工作要认真踏实。档案工作就是从每份材料,每段文字中整理出有意义的东西,很难想象档案不经过自己的手,不仔细研究,坐不住冷板凳,这样的档案工作能成什么样。

 

做档案工作要善于钻研。档案工作不只是积攒档案材料,更重要的是在于档案应用,在于服务。档案涉及的事物很多,也很繁杂,每个单位的档案形式和要求各有不同,这就要求准确的应对,走出适合自己的路。

 

二、悉心请教,选择正确方法

 

我是半路接手档案工作的,面临过如何走进档案工作的困难。

 

我一直感谢当时的哈一中档案老师田行兰,哈一中一直是市教育局档案工作优秀单位,田老师的指教让我受益匪浅,总结起来是十二个字:立足现在,先易后难,由近及远。

 

新接手档案工作的人,不要让沉重的档案旧账压垮自己,先从新接手后产生的档案开始做起,有了起点就有了根基,从新档案材料整理过程中摸索经验,树立信心。

 

档案员肩负着对旧有档案的整理责任,要对旧有档案尽快熟知。作法是先从简单的入手,比如从财会档案开始。财会由于有严格的财会制度,送存的档案一定会非常整齐,从中体会档案工作要向财会工作那样严谨,一丝不苟。

 

库存的档案先从最近期时段的档案开始整理,因为近期档案内容大家都熟悉,有据可查,有人可助。近时段档案的应用又是最频繁的,能够让自己的成果很快得到应用,会有成就感。

 

三、应用计算机,档案数字化

 

档案管理实际是数据管理,一定要用计算机。计算机应用于档案工作并不是什么新鲜事,只是适合于自己的软件很少,九中档案工作得心应手取决于使用自己编制的管理软件。档案的签收、借阅、查询、统计等,除档案原件的原始性取代不了外,所有档案管理都在这个计算机系统中进行。

 

四、一切从实际出发,摸索自己的路

 

按档案管理要求,档案是在每年年末集中收取、立卷、存档,但在基层单位肯定不行。以九中为例,文件材料没有编号,绝大多数产生的档案资料都是随着产生随手放置,要等到年末,肯定无从寻求。解决的办法是及时收取,确切的说是索取,九中现在的档案意识就是这样逐渐形成的。及时收取档案,就要求档案员敏感对待学校的每件事,跟定重点材料,做到该存档的一定拿到手。

 

档案工作都有界定档案类别的苦恼,还以九中为例,学校每年都召开“德育研讨会”,每届内容多有不同,以前的“研讨会”重点是学生的德育工作,档案归到教学类。近年来社会更强调的是教师培训,类别划分变还是不变。我的做法是做好档案记录,不必太在意档案归类。如果真的档案归类不当,也很容易在数字档案管理中修正。

 

我最初档案工作时,档案是订卷(卷藏)的,各类别各年度各期限都是各自成卷。由于是新接档案工作,繁乱的旧档案不断被整理出,刚确定的“卷”不断补充进新发掘的内容。基层档案每卷的内容一般都很少,卷很薄。在2002年开始档案要求以“件”计,装盒存放,这也证明了我先走了一步。

 

五、档案网络化,做好档案服务

 

档案的生命在于应用,广泛应用最好的办法就是网络化。有了档案的数字化,建立自己的档案网站就很容易。以照片档案为例,照片可以大量拍摄存档,但要找到适合的照片很难。在九中档案网站中分设各个栏目,每个栏目精选有价值的照片,及时发布,高效利用。

 

在考虑到档案的保密性后,学校的各重要档案都能在学校的档案网站上查阅到。网站的条理清晰,改变了档案的“借阅”形式。

 

六、档案工作无尽头

 

档案的重要还在于档案的拓展和编研。比如学校每届高考后都会有大量的学生基本数据,这些数据最真实最全面。此外学生在校期间产生的档案数据也很多,将所有数据进行整合,每个毕业学生从中考进入九中(考分、初中学校),到高中(会考成绩),最后到高考(分数、毕业去向、毕业证号)等,形成一个完整的学生档案。

 

九中是全国文明单位,每年学校都获得很多奖项,以前谁也搞不清都什么时候获得了什么级别、什么样的奖。把获奖及时整理发布在网站上,复杂的问题简单了。

 

以上是想到的自己的点滴经验,肯定有些还符合档案管理的规范,或称是土办法,希望专家给予指正;如果说我的经验还有些用处,全当是我档案工作十多年没白做,能对大家有益我很欣慰。

 

(哈尔滨市第九中学校牟延东供稿)