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关于2017年度档案依法行政层级监督检查情况的通报
哈档发〔2018〕1号

 

各区、县(市)档案局:

 

为加强和规范区、县(市)档案行政管理部门档案行政执法工作,进一步提升执法能力,市档案局档案层级监督执法检查组,按照《关于开展2017年度档案行政执法层级监督检查工作的通知》要求,从2017年10月16日至11月1日,对木兰县、巴彦县、阿城区、道里区、香坊区、道外区、南岗区等7个区、县档案局档案行政执法工作进行层级监督检查,下达《哈尔滨市档案局层级监督执法检查意见书》7份,现将检查情况通报如下:

 

一、基本情况

 

此次层级监督检查采取抽查方式,抽查比例为38.9%。市档案局检查组严格按照《通知》要求,对七个区、县档案局的档案行政执法主体资格与执法队伍建设情况、档案行政执法检查情况、档案行政执法权力与制度建立情况等三个方面7项内容进行了现场检查。执法检查工作按照听取工作汇报、实地审查考核材料、评议结果、现场反馈等四个步骤进行,并在检查后一周内分别向被检单位下达了书面《档案行政执法检查意见书》,有针对性地提出了改进和完善档案行政执法工作的建议。

 

此次档案层级监督检查的结果为7家档案局全部通过执法检查,排名顺序为:南岗区档案局、道里区档案局、阿城区档案局、巴彦县档案局、香坊区档案局、木兰县档案局、道外区档案局。针对部分区、县档案部门实际检查情况,市档案局决定在2018年开展的层级监督检查中还将对其进行复查。

 

二、主要特点

 

2017年开展的档案层级监督检查呈现以下主要特点:

 

1.各被检单位重视层级执法检查工作。从抽查的7家总体情况看,市档案局下发《通知》后,各区、县(市)档案局都比较重视档案行政执法检查工作的自检自查,形成了年度自查材料。7个被检单位的主要领导全都带领相关领导和科股执法人员接受执法检查,认真听取检查组的意见和建议,并及时落实整改。如,香坊区档案局接到《档案行政执法检查意见书》后,赵喜文局长直接向区领导和区政府法制部门反映沟通情况,在一个月内就解决了区档案局档案行政执法主体资格问题,11月初在区政府网站上进行公示,同时参照市档案局各项档案行政执法文书,开始落实完善自身的执法文书工作。2017年开展的档案层级监督检查对区、县(市)档案局严格、规范开展档案行政执法工作起到了推进和促进作用。

 

2.注重执法检查与指导工作相结合。市档案局根据事前掌握的情况,在检查工作时将一套健全的档案执法工作制度文本和电子稿文件全部提供给各被检单位,并针对具体问题,现场讲解档案法治制度建设的重要意义和作用及需改进的问题,对档案执法检查档案的整理与归档工作也给予了指导,对档案依法行政的重要作用和档案法治建设的形势和任务都做了明确的解读,各被检单位一致反映此次检查工作针对性强、真正解决问题,检查和指导的内容具体明确,查找的问题准、实,对促进档案部门增强法治思维和提升法治工作能力十分有益,纷纷表示档案部门要切实重视并加强档案法治建设,要学会用法治工作方式促进本地区档案工作。

 

3.带头规范执法并摸清底数。这次检查,检查组带头执行各项执法工作制度,注重执法检查工作程序和执法文书的规范化,展示了严格、规范执法的良好形象。同时,通过检查看到:一是目前各区、县(市)档案局普遍建立了独立的执法机构,档案执法人员都能持证上岗,并积极主动参加省、市举办的法律法规知识培训;二是档案执法检查工作均已开展,执法检查的规范化有所提高;三是区、县(市)档案部门的《权力清单》基本制定,建立了档案行政执法工作制度,其中,南岗区档案局和道外区档案局在2017年还新编制了档案法律法规文件汇编和制度汇编。为依法办事、规范执法创造了有利条件。特别是南岗区档案局按照《档案行政执法全过程记录制度》要求,配备了行政执法记录仪,并在执法工作中开始应用,在全市档案部门贯彻落实《档案行政执法全过程记录》制度方面带了好头。

 

三、存在问题

 

通过层级监督检查,我们认为区、县(市)档案局的档案行政执法工作有以下4个问题需要解决:

 

1.档案部门对依法行政和规范执法重视不够,执法工作力度不强,各被检单位全年普遍只开展了1次检查,并且检查内容没有针对性,不解决问题,档案法治保障作用没有发挥出来。

 

2.部分地区档案部门与当地政府法制部门沟通不畅、联系不够,致使档案行政执法主体资格在区划调整或机构改革后一直没有跟进解决。

 

3.档案执法习惯于老经验、老做法,执法检查不规范、不符合流程和制度要求现象很普遍,档案执法检查流于形式,多数存在与档案业务指导、检查相混淆问题。执法文书不全,格式不标准、不规范。

 

4.档案法治制度建设流于形式,照搬照抄。制度建设没有结合自身工作实际制定,有的制度只重视建立,缺少执行落实意识,制度规定的工作程序和工作要求在具体执法工作中基本没有体现,制度大多数是为了迎接检查而用。

 

四、努力方向

 

通过此次档案依法行政层级监督检查,总体看,区、县(市)档案行政管理部门的依法行政和执法检查工作,无论从领导的重视程度、执法人员的综合素质等方面都与新形势下法治建设的要求及执法部门应严格、规范开展执法工作的制度约束还有较大差距。存在问题的主要原因是档案部门的法治思维和运用法治工作方式推进工作、解决问题的意识和能力亟待解决,需要从转变思想观念、强化执法力度和提高执法能力上等方面多下功夫,坚持不懈地抓好抓实方能解决。为此,希望各区、县(市)档案局要进一步学习领会党的十九大有关依法治国、依法行政的重要论述,切实贯彻落实市委办公厅、市政府办公厅《关于进一步做好新形势下档案工作实施意见》有关档案法治建设的新举措、新任务、新要求,以问题为导向扎实改进档案行政执法工作,承担起依法治档的重任,履行好依法管理本地档案工作事务的职责,进一步促进档案行政执法工作规范化、制度化、常态化,营造良好的有利于本地区档案事业健康发展的法治环境。

 

 

哈尔滨市档案局

2018年1月16日

 

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