不断创新  开创城管档案管理新局面

                                                                            哈尔滨市城管局

    哈尔滨市城市管理局主要职责是：负责全市市容环境卫生、园林绿化、道路桥梁以及冰雪艺术、风景名胜等行业的管理和全市数字城管、城市管理行政执法、城市环境综合整治工作。

    近年来，我局始终把档案工作作为加强城市管理、提高城市管理水平的重要基础性工作，摆上重要位置。局领导高度重视，主管局长定期听取档案管理工作情况汇报，并将档案管理工作纳入全年双文明目标考核重要内容，亲自安排部署。按照档案管理工作的要求，局办公室配备专职人员负责全局档案资料的整理、收集、分类、利用、移交、安全防护等工作。有效地维护档案资源管理和档案完整、安全及有效利用，同时指导局属单位认真开展档案管理工作，各项工作取得了明显成效。

    一、坚持依法治档原则，不断提高全员档案意识

    档案工作是一项重要工作，我局领导对档案工作非常重视。为了提高档案管理人员对档案工作的认识，近年来，我局把宣传贯彻《档案法》、省、市《档案管理条例》纳入我局普法规划，积极参加市档案局组织各项活动和学习班，并采取举办知识竞赛、发布信息、简报等多种形式，宣传档案法律、法规，并注意在创新宣传形式上下功夫，不断加大宣传的力度和广度，使普及教育率达到99％以上。与此同时，把档案法规的贯彻、执行情况，作为每年基础工作检查的内容和考核干部业绩的一项指标，近年来，在市档案局的指导下，对局属15家企、事业单位每年进行两次以上检查和指导，局属单位的档案管理工作有了全面提高，全局档案管理走上了了规范化、法制化管理轨道。通过深入开展档案法规宣传，提高了全员的档案意识，按照法律、法规办事，依法管理档案，依法利用档案保护职工合法权益已经成为共识，贯彻执行档案法规，支持档案部门工作，成为了全局上下、领导干部的自觉行动。各级领导把重视和支持档案工作落到了实处，将档案工作纳入年度工作目标和发展规划。每年局领导工作会议都专题研究档案工作，对档案部门布置任务、提要求，帮助解决档案工作在新形势下遇到的新问题，促进档案与其他各项事业的协调发展。

    二、加强档案基础建设，管理再上新台阶

    为了实现馆藏结构合理、保管条件可靠、管理工作科学的目标，近年来，我局从加强档案基础业务建设入手，全面推进档案工作上新台阶。

    拓宽收集范围。为把收集工作做早、做好、做实，建立了以局档案室为中心，二级单位档案室为主线，各职能部门兼职档案人员为重点的档案收集网络。认真履行收集、接收职责，适时跟踪收集，按标准整理、编目、排架。为适应新形势对档案工作的需要，开始尝试对电子文件、专业档案、声像档案等新兴领域档案收集工作，丰富了馆藏。做到了档案收集工作围绕局的中心工作转，局各项工作发展到哪里，档案的收集就延伸到哪里。

    完善基础设施。随着馆藏的不断增加，为了保证档案的安全保管和有效利用，在局办公经费不足、经济十分紧张的情况下投资大量资金，用于档案基础设施的建设。按照标准，新维修了局档案室，健全现代化管理设备，为库房装备了密集架，增设了灭火装置设备；购买了档案专用软件及微机；配置了防磁柜、扫描仪、刻录机、消毒杀菌设备、声像档案拍摄设备等，提高了档案室的各项功能，改善了档案办公环境和保管条件，为城管档案事业又好又快发展提奠定了硬件基础。

    强化安全管理。为确保档案安全保密万无一失，我局坚持“安全第一、预防为主”的方针，把档案安全保管工作纳入安全管理体系，制定了《档案库房巡检制度》、《档案库房安全防火制度》等安全管理制度。定期进行档案安全检查，采取“谁主管、谁负责”层层落实安全责任的措施，消除隐患，确保档案安全。由于制度健全、管理严格、责任落实，多年来，没有发生危害档案安全事件。今年在档案库房升级改造工作中，加强安全管理，采取多种措施保障档案资料的安全，抽调素质好、懂业务的专业人员参加档案整理、搬迁工作，确保档案资料全部安全顺利搬入新档案室，并重新整理、编目、上架，使档案管理工作更加规范化、标准化。

   严格档案鉴定。为了优化馆藏，有效地的利用库房面积，针对我局的实际情况，及时调整了局档案鉴定委员会。依据“保存价值与利用价值统一、精炼与慎销相结合”的原则，对不属于进馆范围、保管到期、保管价值发生变化的档案进行了鉴定，对其中确无保存价值的档案，经鉴定委员会批准予以移交、销毁。优化了库存结构，使馆藏档案由数量型向质量型转化，提高了档案信息质量。

   三、弘扬开拓进取精神，不断开创档案工作新局面

   为适应新形势、新任务、新要求，我局从城市管理工作实际出发，在学习先进单位经验做法的基础上，不断探索档案管理新方法、新途径，进行了一系列创新工作。

   管理体制创新。为全面加强档案工作，我局实行了“统一领导、两级管理、三级网络”的管理体制，全面履行管理职能。制定了“档案工作考核细则”，采取年度评比的办法，将档案管理纳入目标责任制考核之中，有力地促进了档案管理水平的不断提高。

   管理制度创新。根据我局实际情况，相继出台了《档案归档制度》、《档案收集整理制度》、《档案保管制度》等12项管理制度。对局属企、事业单位档案管理分别作出了要求。如对破产企业指定专人管理，认真做好档案资料处置工作。这些制度对规范档案管理，确保资产与产权变动档案的归属和防止国有资产流失，起到了十分重要的作用。档案管理已经成为我局的重要组成部分，纳入标准化管理之中。
服务方式创新。随着经济的发展和改革不断深入，在档案管理上解放思想，更新观念，大胆创新，积极探索新形势下档案服务方式。对内采取“首问负责制”、电话查询、送档到现场等方法，确保服务的及时性、针对性、实效性。

    通过几年的努力，在档案管理和服务方面取得了良好效果。2004年以来，接待利用档案156人次，提供查、借阅档案200余卷。

    四、强化服务意识，提供优质档案服务

   我局共有专、兼档案人员22人，都具有大专以上文化程度。为了造就一支思想过硬、业务精良、结构合理、奋发有为，适应档案事业发展需要的档案干部队伍。近年来，在档案人员中进行了全局意识、服务意识、创新意识、危机意识、团结意识、纪律意识教育；开展了认清形势、明确任务、摆正位置、内提素质、外树形象教育；提出了“严格、细致、安全、服务”档案管理理念和“当天事当天办”、“安全保密万无一失”、“服务主动、热情、准确、无误”三项承诺。确立了“进取创新、优质服务、团结奉献”的兰台精神和“点燃自己、照亮别人”的兰台人形象，提高了全体档案人员的政治素质。同时，主动积极参加局各种会议，及时了解各种信息，根据需要主动提供全方位档案服务，受到了利用者的好评。

   五、加强档案队伍建设，不断提高全员素质

    建设一支过硬的档案干部队伍，关键要有一个坚强有力的领导班子。几年来，局领导班子，认真践行“三个代表”的重要思想，加强班子自身建设，开拓创新，求真务实。在局档案发展规划、档案室搬迁等重大问题上，民主讨论，集体决策。班子成员想大事，真抓实干，经常深入档案工作现场，了解档案人员的思想、工作、生活情况，做深入细致的思想工作。切实解决一些亟待解决的实际问题，调动了档案人员的积极性和创造性。为提高档案人员业务素质，培养一专多能人才。几年来，我局采取外出培训、内部办班等形式培训档案人员，共培训档案人员67人次，提高了档案队伍的整体素质。

    六、强化档案信息化建设，全面提升现代化水平

   我局遵循突出重点、讲求实效、分步实施的指导思想，加快档案管理现代化建设进程。

   2003年，根据我局办公自动化的总体规划，按照《哈尔滨市档案信息化建设纲要》的要求，购买了《超越2000文件档案资料综合管理系统》。该软件涵盖了文书、科技、编研等档案管理业务，将以前较分散的各类档案数据全部整合到一个平台上。我局的内网与外网进行了物理隔离，设有防火墙，查阅时，通过内网进行相应的目录级或全文级检索与查阅，保证档案管理的安全性，实现了档案信息管理自动化的目标。

   在做好日常档案管理工作的同时，紧紧围绕我局的实际工作，将重点放在档案信息开发利用方面，为提高档案利用的实际效果，我们主动地了解各单位、各部门档案信息需求，利用馆藏档案陆续编纂了《哈尔滨市志》中我局承编的部分和局组织沿革、大事记等编研材料多种，为领导决策提供第一手资料。这些内容详实的编研资料，满足了不同利用者的需求。

   我局于2005年1月荣获“哈尔滨市档案工作先进集体荣誉称号”；2008年1月荣获“哈尔滨市档案工作先进集体标兵单位”光荣称号，局属园林办、市政设计院各有一名档案员荣获“先进工作者”称号。

   近年来，我局档案工作在市档案局的直接领导和支持下，在全局档案管理人员共同努力下，取得了一定成绩，但可能与有关法律、法规的要求还有一定差距和不足，我们在今后的工作中，将认真总结经验，坚持不懈，努力工作，进一步完善不足，提高档案管理水平，不断开拓创新，使我们的档案管理工作做得更好。