关于制定《哈尔滨市档案征集办法》的说明

    现就《哈尔滨市档案征集办法》（以下简称《办法》）做如下说明：

    一、制定《办法》的必要性

    《中华人民共和国档案法》、《黑龙江省档案管理条例》和《哈尔滨市档案管理条例》颁布实施以来，促进了我市档案事业的快速发展。但随着我国社会主义市场经济体制的不断完善和发展，政府职能的进一步转变，在档案管理工作尤其是档案征集工作中出现了一些新情况、新问题，需要进一步明确和规范。如哪些方面的档案需要政府予以征集；非国家所有的档案非法转让、出卖如何监管；捐赠、寄存档案者的合法权益如何得到维护等。因此，根据上位法的规定和实践发展的需要，制定有我市征集特点的《办法》是十分必要的。其具体理由有三：一是档案征集工作早在2000年我局就以市委、市政府办公厅名义下发《哈尔滨市档案馆接收与征集档案资料范围的规定》，已实践了4年，有提升政府规章的基础。二是通过立法可以进一步整合档案资源。目前我市各级综合档案馆藏比较单一，馆藏结构设置十分不合理。特别是散存在社会上有珍贵价值的历史发展、民俗民貌、著名历史人物等方面的档案资料比较少，有的甚至无法征集。三是《档案法》、《黑龙江省档案管理条例》和《哈尔滨市档案管理条例》虽对档案征集工作有规定，但都比较原则，不易操作。同时，我们经了解，上海、长春、深圳等城市已相继出台了专门针对档案征集工作的办法或规定。

    二、解决的主要问题和要确定的主要制度、措施

    （一）解决的主要问题：

    1、《办法》要进一步增强社会保护档案财富的意识。《办法》具有明显的社会性，它不只是为档案部门行使权利的一种建章立制，而是立足于全市和着眼于社会，以保护和利用档案，为社会服务为目的。《办法》规定，市、区、县（市）人民政府应当加强对档案征集工作的领导；鼓励集体和个人向国家综合档案馆捐赠、寄存和出售档案；国家所有的档案，必须向有关档案室或档案馆移交，禁止出售和非法转让；非国家所有的档案，档案所有者向国家综合档案馆以外的单位和个人出售的，应经县以上地方档案行政管理部门批准。这些规定具有广泛的约束力，它从全社会的角度规范了对散存档案的处置行为，必将从源头上进一步增强社会保护档案财富的意识。

    2、《办法》为各级综合国家档案馆开展征集工作提供保证。目前，制约全市各级国家综合档案馆有效开展征集工作主要因素有三点：一是征集主体过多过滥；二是征集经费严重不足；三是征集方式缺少力度。对此，《办法》突出了国家综合档案馆在征集工作中的主体地位，要求市、区、县（市）人民政府将档案征集所需经费列入财政预算，允许各级档案行政管理部门在必要时可以采用“代为保管”和“征购”两种具有强制性的行政行为。这些都是全市各级档案行政管理部门长期探索而未能解决的问题。《办法》对此做出了明确规定，从而为征集工作的开展可以提供必要的保证。

    3、《办法》有效维护档案所有者的合法权益。档案自身特性决定其不能像其他事务一样任它的所有者自由处置。首先，档案多为孤本，损毁后不可再生，其次，档案是社会实践活动的真实记录，所记录的内容有可能涉及国家利益、民族关系，宗教政策和个人隐私。因此，《办法》规定了捐赠、寄存、收购等7种征集方式，其中有5种是建立在档案所有者自觉自愿基础上的，用以保证和维护档案所有者的合法权益；对于向国家综合档案馆捐赠、寄存档案的单位和个人，对其捐赠、寄存的档案享有优先、无偿利用权，其合法权益受法律保护等。这些规定，充分体现了对档案所有者权益的尊重和维护。

    （二）确定的主要制度和措施：

    《办法》如果顺利出台，我们将制定《办法》的实施意见，细化征集工作的必要程序和规定。同时，根据《办法》的要求，进一步修改和完善已有的各项征集工作制度。将制定《征集工作人员纪律制度》、《采取代为保管、征购档案工作制度》、《档案鉴定制度》及《征集的档案交接制度》等。

    三、制定规章的主要依据

    规章制定的主要依据有《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《黑龙江省档案管理条例》、《哈尔滨市档案管理条例》、《档案馆工作通则》、《各级国家档案馆征集档案范围的规定》和《哈尔滨市档案馆接收和征集档案资料范围的规定》等。（来源：哈尔滨市档案局法制处 2008.07.09）