制定《哈尔滨市重大事项档案管理办法》的说明

    一、制定《办法》的必要性

    近年来，随着我市建设东北亚大都市工程的开发实施和我市经济建设的快速发展，政治、经济、科技、文化、教育、体育、外交、宗教等各类重大活动不断增多，中央、省有关单位也在哈尔滨组织举办了一些重大专题活动。同时，哈尔滨作为北方的重要城市，承担了大量的内、外事重要活动。这些重大活动形成了大量珍贵的档案资料。加强、征集、保管、利用好这些档案资料，对于记载我市改革开放和现代化建设成就，维护历史真实面貌，促进两个文明建设具有重要意义。但由于制度不健全，责任不落实，导致重大活动档案资料大多存放、散失在一些单位的非档案部门和个人手中，不能及时归档和有效保护，给档案利用工作造成了很大困难，为了及时完整地征集、保管、利用这些档案资料，制定出台《办法》是十分必要的。

    一是依据《哈尔滨市档案管理条例》第八条款的规定而制定的。《哈尔滨市档案管理条例》（以下简称《条例》）经哈尔滨市第十二届人大常委会第三次会议于2003年4月22日审议通过，并经黑龙江省第十届人大常委会第三次会议于2003年6月20日审议批准，已于2003年9月1日起施行。《条例》是我市颁布实施的首部地方性档案工作法规，这是全面实施依法治市的一个重要方面，也是推动全市档案事业持续全面健康发展的重要法律保障。《条例》第八条虽有重大事项档案管理的规定，但重大事项档案管理是十分复杂的系统工作，如主办、承办单位应如何做好重大事项档案的收集、整理和归档工作，应按什么时限向综合档案馆移交，重大事项档案验收的程序等等，这些问题需要以政府规章的形式加以明确和保障。

    二是省政协2002年第94号提案要求制定《办法》。重大事项档案是指在一定行政区域内重大的政治、经济、科技、文化、体育、教育、外事、宗教等活动所形成的对国家和社会具有保存价值的历史记录（含重大活动、重大事件、重大项目）。这些宝贵的信息资源如果得不到有效监督和管理，将很难保证齐全、完整。仅以哈尔滨市为例，市政府投资4000万元建起了哈尔滨市现代化档案馆，但馆藏结构单一，许多具有地方特色的档案不能及时进馆、少数部门从小团体利益出发，不愿及时整理移交档案。对重大事项形成的档案，更缺少政府规章约束，难以保证齐全和完整及时进馆。
三是建立重大事项档案登记制度的需要。凡举办区域性重大事项活动，包括重大文体、经贸活动，重点建设工程和重大技术改造项目形成的档案，重大自然灾害以及抢险救灾形成的档案等，都应在活动及事件结束后的有效时限内，到同级档案主管部门登记，使档案行政管理部门及时掌握辖区内发生的重大活动信息，有利于对重大活动形成的档案归档工作及时进行监督指导，防止重大事项档案流失。

    二、《办法》起草的重要依据

    在起草《办法》过程中，我们主要依据《档案法》、《档案法实施办法》、《黑龙江省档案管理条例》、《哈尔滨市档案管理条例》，同时参照国家档案局发布的有关规章和规范性文件，并借鉴参考了兄弟城市好的经验和做法，结合我市的实际情况，制定此《办法》。（来源：哈尔滨市档案局法制处 2008.07.09）