立足需要 做好档案管理工作

                        ——哈尔滨市政府发展研究中心档案工作经验交流材料

    哈尔滨市人民政府发展研究中心成立于1984年2月，隶属于哈尔滨市人民政府，内设10个处（室），在职职工46人，兼职档案员1人。哈尔滨市人民政府发展研究中心是为市委、市政府有关全市经济和社会发展重要决策提供咨询建议的参谋和咨询研究机构，是全市经济和社会发展问题研究机构的综合协调和组织牵头单位，是哈尔滨市专家咨询顾问委员会的日常工作机构。因此，利用中心的档案服务于研究工作是重中之重，对做好市委、市政府的决策参谋具有十分重要的意义。

    中心的档案工作，始终受到党组的高度重视，在人员配备，资金投入，基础建设上给予了大力支持。1999年，中心通过省档案局的考核，晋升为档案管理工作省级标兵单位，2003年，市档案局授予中心“哈尔滨市档案统计工作先进单位”荣誉称号，特别是中心迁入市政府大楼办公后，在市档案局档案管理中心的正确指导下，中心的档案工作逐步迈向了规范化、制度化、现代化的管理轨道。目前，中心共保存档案近1000卷、3500余件，其中包括文书档案、声像档案、会计档案等。近5年来，随着研究任务的不断加重，档案室共接待查阅利用者500余人次，调卷3千余卷（件）次，为调查研究、工作查证、促进中心各项事业的发展提供了许多有价值的档案资料。同时在档案管理工作当中我们也形成了一套较为成型的管理制度和规范的管理办法，概括起来为“四个重视”。

    一、重视宣传引导

    “没有历史就没有现在，不知历史则不明未来”。实践证明，档案作为党和政府、各行各业工作和生产活动的原始记录，不仅是历史的宝库、社会的回忆，而且是经历的记载、经验的积累，对于我们回顾历史、指导当前、展望未来都具有十分重要的意义。一是为使归档工作的重要意义和档案的独特作用深入人心，我们结合实际，向各处（室）印发了各种宣传材料和档案基本常识；在会议室的醒目位置，张贴《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规；利用档案工作领导小组学习会、周三例会等平台，宣传《档案法》等相关法律法规，传达学习国家、省、市有关档案工作的方针政策等等，在中心全体干部职工中形成了“档案工作无处不在，全员都是档案员”的思想理念。 二是为进一步做好档案管理工作，将政治水平高、业务能力强,具有一定敬业精神的干部安排担任中心兼职档案员职务,同时为提高档案员业务水平，根据工作需要，选派其参加档案局组织的各种档案业务知识培训班学习，取得《文书、档案人员岗位培训证书》、《档案专业继续教育培训证书》等等，为进一步做好中心的档案管理工作发挥了积极的作用。

    二、领导重视

    1加强组织领导。一是中心党组高度重视档案工作，能够根据不同时期的人事变动情况，适时调整充实档案工作领导小组成员。二是按照中心《内部分配制度改革暂行办法》的有关规定，认真落实档案工作领导责任制，做到主要领导亲自抓，全面担负领导档案工作的责任；分管领导具体抓，经常听取档案工作部门的汇报，研究并帮助解决工作中存在的问题和困难。三是始终坚持将档案工作与业务工作同研究、同布置、同检查，为使档案工作能贯穿其中，并落到实处，时刻注意发挥领导班子的作用，除了每年召开专题会议部署总结档案工作外，在中心年度工作会议上，不忘强调档案工作；在中心大型活动或工作中，不忘跟进档案工作；在各项工作推进的过程中，不忘落实档案工作，并尽可能将工作做在前，跟得紧，真正使档案工作融入到了整体管理工作当中。

    2、完备档案管理所需设备。一是为进一步规范档案的集中统一管理，1997年，在办公用房十分紧张的情况下，领导特批倒出一间办公室，单独设立综合档案室，集中统一管理文书、会计、声像及各种资料档案。二是加大资金投入力度，逐步购置了保护档案的相关设备，对综合档案库房采取严密的防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘等措施，使之处于良好的使用状态，确保了中心档案的完整与安全，最大限度地延长了档案的寿命。另外,随着中心档案数量的逐年增加，现代化办公在各项工作中的广泛应用,人工归档的复杂性、检索速度的迟缓性等诸多问题日益突显，为提高档案工作的效率和效能，适时配置更新了所需的软硬件设备。如摄像机、录音笔、计算机、打印机、扫描仪、刻录机、档案资料管理软件等等，并组织人员，根据录入规范，对1989——2003年短期、2000—2003年长期永久文书档案目录进行了更正录入。

    三、重视制度建设

    中心的档案管理工作是伴随中心各项事业的不断发展逐步走上规范化管理轨道的。1984年，中心初建，由于人员少，没有专门的档案管理人员，档案意识不强，规章制度不健全，致使一些档案资料收集不全。1988年《档案法》颁布实施后，中心各级领导更加重视档案管理工作。建立了由中心主管副主任分管档案工作，办公室及档案员具体管理工作的体系，并在反复实践，积累经验的基础上，逐步建立了《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案保管制度》、《档案立卷归档制度》、《档案利用制度》、《档案移交制度》等项制度和《档案人员岗位责任制》。如在建立《档案立卷归档制度》之前，为进一步做好此项工作，充实档案内容，保证档案的查考凭证作用。我们结合实际，对《文件资料归档和不归档范围》进行了细化和调整，将涉及职工切身利益的一些文件资料充实到档案当中，但这样的资料往往分散在个人手中或人事部门，好多职工认为这样的材料应该个人保存，只考虑眼前，而忽视长远利益，归档意识不强，因此，档案工作领导小组在充分调研，反复实践，将正确归档该类材料的利与弊通过会议向全体干部职工进行讲解分析，最终在全体形成共识的情况下，建立了该项制度。几年来，领导干部以身作则，带领全体干部职工认真贯彻执行制度规定，实践证明，档案内涵的充实和丰富，不仅仅体现了档案与时俱进的特点，在特殊情况下，更进一步维护了个人和集体的利益。

    四、重视开发利用

    一是自2001年开始，为更清晰、准确的反映中心历史变化，在每年3月底以前我们根据室藏档案编制上一年本单位全宗介绍、组织沿革。同时编制本单位上一年《年报》，《年报》汇集中心机构、人员、设施、业务、获奖、大事记等六大方面的12项内容，《年报》为中心领导决策提供了准确依据，减少决策的盲目性、避免了随意性。

    二是本着为发展哈尔滨经济做贡献的态度，做好档案利用服务工作。近5年来，随着研究任务的不断加重，档案室共接待查阅利用者500余人次，调卷3千余卷（件）次，仅2006年综合档案室就利用档案48卷、569件次,接待查档人员145人次，档案的充分利用，为中心课题研究创造了良好的调研条件，研究人员们写出了高质量的课题，为市委、市政府领导提供了优秀的决策参考，为振兴东北老工业基地，促进哈尔滨经济发展做出了贡献，也充分发挥了智囊团的作用。

    今后工作打算

    中心的档案管理工作虽然取得了一些成绩，但我们的工作还处于刚刚起步阶段，还有许多地方需要完善和提高。今后我们将重点抓好以下二方面工作：一是进一步强化管理网络体系的建设，重点提高中心档案的归档质量，使档案工作紧随形势变化，调整具体工作方式方法，探讨有效的制约机制，确保档案资源最大限度得到整合，更有效发挥其利用价值。二是进一步加强档案信息化建设，中心目前内部局域网只能传输公文，资源十分浪费。我们认为有必要在网上首先构建档案信息管理平台，以实现档案信息的传输与资源共享。从长远看，这既能节约人、财、物，又为传统的档案管理模式的深层次改革带来了可能。基于以上认识，我们将加大资金投入力度，实现根本意义上的档案工作现代化。