振兴东北老工业基地
档案工作如何发挥功效

                    哈尔滨电机厂有限责任公司 赵庆坤

    加快东北地区老工业基地调整和改造，是党的十六大提出的战略任务，企业要抓住这个重大的发展机遇，实现跨越式发展，就要进行贯穿整个企业的大变革，企业档案工作也必须顺应形势的发展需要，调整工作重心，在振兴企业发展中找准自己的位置，档案工作不仅要紧密围绕企业经济建设这一主战场，而且还要利用宝贵的信息资源多途径的、多形式的开发、编研信息，尽快转化为生产力。因此，档案工作要始终保持与企业经济建设思想同心、目标同向、工作同步，切实发挥档案部门在企业振兴中保驾护航的作用。

    一．依法治档，不断强化全员档案意识

    《档案法》是我国档案事业发展的重要保证。企业档案是企业行为的真实历史记录，是企业生产经营的依据，是各类经济活动的凭证，是科学研究的可靠资料。它对维护企业合法权益、经济利益，维护社会主义市场经济秩序，有着不可替代的作用。根据档案行政管理部门对企业档案工作实行的“宏观管理，微观放开”的原则依法治档。宏观上管理就是以档案法规为准绳对企业档案工作加强决策、咨询、调控、监督等职能。微观放开就是根据企业自主经营的特殊性，以方便利用为目的，在档案管理上做自我选择的方式，按照《档案法》及其实施办法和《黑龙江省档案管理条例》等，结合实际制定适合了企业发展相配套的档案管理办法、细则、制度，来进行合理和有效的规范档案工作。这既能指导企业档案工作的发展，又起到规范化、标准化的作用，从而使企业档案工作每个环节都有法可依，有章可循，有效运转，形成齐全配套的档案法规体系。从而保证档案工作在法制的轨道上健康发展。

    广泛开展宣传教育，提高全员档案意识。讲解档案和档案工作的重要意义，讲解档案管理的基本知识，让每个员工都了解自己在档案管理上的权利和义务，都了解档案与企业、档案与效益、档案与自己的关系，使每个员工都能认识到：爱护档案就是爱护企业，爱护档案就是爱护工作，爱护档案就是爱护自己，从而增强了整个企业员工的档案意识。这既是企业发展的需要，也是档案工作发展的需要。正是因为对档案工作的认识提高了，意识增强了，力度加大了，才使我们企业的档案工作逐步走上规范化管理的轨道。

    二．全面配合生产经营，充分发挥档案在企业发展中的服务功效

    “开发信息资源，服务经济建设”，这是新时期我国档案工作的指导思想，也是档案事业发展的保障。档案部门所负责的档案归档、提供利用、辅助生产、资产保值增值等工作要求档案工作更多地参与到企业的发展中来，发挥档案管理工作的服务功效，我们主要做了以下几方面工作。

    1．加强档案基础管理工作，提高档案管理水平

    这是企业档案工作开发档案信息资源，服务企业经济建设的前提条件。根据《企业档案工作目标管理办法》的文件精神，对照企业档案工作目标管理考评标准逐一落实各项档案管理基础业务建设。企业档案管理工作可以根据集中统一管理分级保管的原则。按“六统一”要求对档案实行全面综合管理，即档案管理统一制度；档案人员业务培训统一组织；档案专业技术职称统一评审；档案目录统一建立；案卷整理要求统一编号；档案装具更换统一安排。逐步做到：业务建设标准化、集中统一管理整体化、管理技术现代化、业务人员专业化。

    2．转变档案人员观念，由被动的“等、靠”意识变为主动的服务行动

    档案管理要从科室走出来，深入基层，深入现场，变被动为主动。其一是主动到各业务部门收集应归档的材料，不能坐等上门。其二是档案人员要经常督促有关人员及时补办缺少和不符合归档要求的文件材料，来解决档案资料归档不全的问题。其三是协助各业务部门制定档案资料的归档范围，在企业基建工程竣工验收、新产品定型、科研成果鉴定、设备开箱验收时，档案人员要参加以保证资料的完整归档，实行这样的收集、归档程序，将加强档案形成的前期控制，丰富和完善档案的库存。

    3．要调查研究，掌握企业生产经营的需求。

    档案员应深入了解各单位实际情况，直接调研档案信息的需求，掌握第一手材料。利用用户上门查阅、借阅图纸、资料的机会，面对面询问、交流，了解用户的档案信息需求，从企业各部门全年的工作目标经营决策、开发研制新产品、节约降耗等项目中寻找开发档案信息的落脚点。通过档案人员从不同方式、渠道收集到企业经营活动对档案信息的需求，认真组织对档案信息资料的分析、加工、整理、编研工作，利用丰富的档案资源编研开发具有可行性、实用性、针对性的档案二次加工信息，全方位、多层次为企业提供决策依据和信息情报，以提高服务水平。

    4．全天候地配合经营投标工作

    我们企业在经过了一段长达三年火电产品政策性压缩的低迷状态后，迎来了一个电机投产高峰，由于国家电力短缺，电力需求市场的迅猛发展，为我们电机制造企业提供了一个难得机遇，现在投标成为我们公司经营工作的重中之重，档案部门目前服务于投标标书制作的全过程 ，从为设计人员提供技术图纸、文件、信息，到制作投标书，复印标书，装订成册。今年公司上半年经营工作的订货额超过50亿元，档案部门做出不可代替的贡献。

    5．及时准确提供，周到服务

    档案部门是公司生产技术准备的先行工序，负责全公司生产用图纸文件的供给，首先档案部门确立工作口号：一切为了下序的满意！由于档案部门在配合生产一线、科研利用、经营投标等工作上一直抢前抓早，提供周到及时服务。得到了我们下序的认可和满意。

    三．下气力努力创新，为企业现代化发展保驾护航

    振兴东北老工业基地，对于我们企业是个难得的机遇，也是重大挑战，档案工作如何更好的服务于科研、生产、经营工作，就要不断的在工作中创新。我们在以下方面进行了尝试。

    1．大胆创新档案管理模式，改变了实行50年的图纸兰晒的惯例，充分利用复印速度快，清晰度高，效率高，负荷小的优势，进行了小幅面图纸复印，在人员减少20%、工作量增加50%的情况下，我们还是按时保证完成了生产计划考核。

    2．为加快设计的进度，我们利用了大型工程扫描仪进行国外图纸的转化，通过在国外图纸上加注中文翻译，以及粘贴新图形，再通过扫描后打印出新图纸，大大节约了设计周期，仅这个方式的改进，不但减少了设计成本，而且使我们在承接周期短的项目上有强大的优势。在档案管理上，应用计算机扫描技术 ，改变过去缩微保管产品图纸，改用产品图纸电子文件保存，不但节约了成本，而且产品图纸的光盘保管为以后的提供利用、 再编辑 、对外交流等工作都提供了便利。

    3．由于我公司和国外合作生产、技术引进等工作越来越多，我们在引进技术文件的管理方面做了大量工作，分门别类对引进的技术文件进行收集、整理、保管、利用和分发。特别是和世界大公司美国GE公司合作的项目，我们档案部门设专门人员负责技术文件的引进接收工作。对我们引进的大设备档案、厂房基建档案都进行了认真收集、归档，从长远的角度保证公司的发展利益不受损害。

    总之，企业的档案资源已成为企业快速发展的动力源之一。企业发展同时又为档案工作创造了优越条件，也提出了新的更高要求，我们要抓住这个机遇，走出深闺，积极地投入到服务于企业生产经营工作中，真正发挥自身的存在价值。更加努力进取，完善自我，超越自我，追求进步，促进企业更快更好地发展。