文书档案综合开发利用探讨与思考

                       哈尔滨市人民政府办公厅  陈佩华

 
    文书档案是档案信息资源的重要组成部分，将文书档案管理好、利用好、开发好，充分发挥档案信息资源为经济社会发展服务的作用，是做好档案工作、加强档案信息资源综合开发利用的出发点和落脚点。

    一、文书档案综合开发利用的概念和意义

    （一）文书档案概念的界定

    从狭义上讲，文书档案概念是由文书与档案二者有机合成的。因为文书是人们在社会实践活动中，为了凭证、记载、公布、传递的需要，在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录，文书包括公务文书和私人文书，本文所谈的文书特指公务文书，简称公文，统称为文件。档案是指案卷整理归档完毕，具有考查保存价值的文件材料。概括地讲，文书档案是国家机关、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事物中形成的信息记录集合体。文书与档案二者的关系可以理解为，文书是档案的前身，是档案的来源之一，档案是文书的变体，是文书的集合体和归宿,是具有考查、保存价值的文件材料。

    （二）文书档案综合开发利用的意义

    在社会主义市场经济条件下，文书档案作为一种重要的信息资源，具有重要的“资政育人”功能，加强对文书档案的综合开发利用也就具有重要的历史意义和现实作用。

    第一，开发利用文书档案是为各级党委政府进行决策提供服务的需要。文书档案记载、储存着各种各类经济和社会发展的信息，通过整理、开发和利用，特别是通过对文书档案资源的再加工、再整理，如专题编研等，总结经验，发现规律，为各级党委政府决策经济和社会发展中遇到的问题提供参考和依据，发挥文书档案“资政”的作用。

    第二，开发利用文书档案是加强社会主义精神文明建设的需要。文书档案作为各项历史活动记录，翔实地记载了一个国家、一个民族、一个地区乃至一个部门发展的曲折历程和自强不息的奋斗足迹，可以说是进行政治思想教育的重要内容和生动教材。利用文书档案中的具有宣传价值的史料，可以帮助人们特别是青少年了解中华民族的悠久历史和灿烂文化，使他们了解历史发展轨迹，掌握时代进步脉搏，自觉加强革命传统、爱国主义、集体主义和社会主义教育，发挥文书档案“育人”的作用。

    同时，开发利用文书档案也是档案部门参与市场竞争的需要。文书档案是一种无形资产，根据《档案法》的有关规定，可以收取一定的服务费用。加强对文书档案的综合开发利用，不断提高文书档案的质量和利用效率，可以带来客观的经济效益，使文书档案参与竞争，步入市场。

     二、文书档案综合开发利用工作面临的问题

    文书档案综合开发利用工作意义重大而深远，但目前社会各界对文书档案开发利用的重要性认识还不够高，在思想观念、行为理念和技术支持方面还存在一些需要加强和改进的地方，工作开展难度较大。

    （一）思想观念陈旧。许多档案部门和档案工作者的思想观念仍然停留在“重管轻用”的状态，认为对于文书档案开发利用价值不高，也创造不出经济效益，只要及时接收、及时开放、提供凭据就可以了，对如何提高文书档案的利用效率不做深入思考。这种思想观念远远无法适应市场经济和社会发展的需要。

    （二）开发利用方式落后。很多档案部门仍然按提供原始档案、利用效果汇编、文件汇编、目录汇集等方式进行文书档案的开发和利用，方式陈旧落后，缺乏对文书档案信息的再整理、再加工，缺乏专题编研。这种简单机械的提供利用方式，大大降低了文书档案的利用效率。

    （三）运行机制不健全。在档案界多年来形成了不成文的运行机制，就是文书档案应无偿为党委政府的决策服务，无偿为经济和社会各项事业发展服务，好象一提有偿服务，就会改变档案工作的根本目的。这种运行机制，制约了文书档案开发利用工作的深入开展。

    （四）技术条件不完善。一方面，解密标准、控制程度、开放力度、操作程序等方面与日益发展的档案事业还不完全相适应，现时形成的重要档案控制开放标准还相对滞后；另一方面，部分地方对档案事业资金投入不足，致使文书档案开发利用工作所必需的设备和技术条件落后，有很多地方和部门由于没有及时配备复印机、计算机，延长了资料摘录时间，降低了工作质量和效率，加大了查阅档案的工作量。

    三、加大文书档案的综合开发利用力度，做好“服务”文章

    中共中央办公厅主任、原国家档案局局长王刚同志曾经指出：“努力整合档案资源，创新服务机制，是做好档案工作的一项基本原则，是做好档案工作的出发点和落脚点。”笔者认为，做好新时期文书档案综合开发利用工作，应做到以下几点，归结起来就是：正确处理两个关系，努力实现三大创新。

    正确处理两个关系，就是正确处理好管理与利用、经济效益与社会效益的关系。一是处理好管理与利用的关系。要牢固树立文书档案开发利用是档案工作主导的观念，摒弃“重管理、轻利用”，“重控制、轻开放”思想，实现保管和利用并举，管用结合，管控和开放同步，使文书档案的开发利用成为档案工作中最活跃的部分。二是处理好经济效益与社会效益的关系。一方面，要根据《档案法》和物价部门的规定，对提供文书档案信息服务提取一定的费用；另一方面，要把握文书档案开发利用的方向，把为党委和政府提供决策服务作为文书档案开发利用的重点，把社会效益和经济效益有机地结合起来。

    努力实现三大创新，就是在文书档案开发利用工作中，要不断创新利用方式、创新服务体系、创新技术手段。一是创新利用方式。要突破“自我服务”的传统编研方式，在做好档案检索、提供利用等常规性工作的基础上，根据本地区、本部门、本单位的需要，编制发文汇集、专题文件汇集、大事记要、组织沿革、年鉴汇编、重要专题文件信息简介等，并编制重要档案编研成果目录。同时，要加强对文书档案利用的可行性分析预测，从而掌握社会各界对文书档案信息的需求动向和发展趋势，有针对性地进行收集、汇总、分析和信息输出。二是创新服务体系。如建立行业档案信息资源体系，集中本行业文书档案资料，并进行整体开发、综合管理，形成文书档案信息的“拳头”产品；建立区域综合文书档案信息体系，以市（地）级综合档案馆为中心，带动各县、区形成资源共享的格局，促进文书档案信息的整体开发、统一运用，不断提高文书档案为经济和社会发展服务的水平。三是创新技术手段。各级党委、政府和各有关部门应尽快为文书档案的综合开发利用工作创造条件，配备复印机、计算机等现代化设备，加快电子计算机终端网络应用，使档案工作者从繁重的手工操作中解脱出来，提高文书档案开发利用的质量和效率。
 
 
    参考文献：
    1．黑龙江省档案局关于印发《机关文书归档操作规范的通知》
    2．黑龙江省档案业务人员培训教材《文书与档案管理》