哈尔滨市档案局（馆）

接收与征集档案、资料的规定  

第一章 总 则

    第一条 为有效地保管和利用档案，充分发挥档案资料信息在改革开放和社会主义现代化建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《档案馆工作通则》以及《黑龙江省档案管理条例》，结合我市实际，特制定本规定。
    第二条 接收与征集档案、资料的原则是：在维护党和国家历史真实面貌的前提下，将应由本馆集中保存的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、载体的档案、资料，接收、征集进馆，确保反映我市历史面貌的党政档案、经济与社会发展档案的齐全完整，更好地为社会主义现代化建设服务。
    第三条 本馆是永久保管反映我市各个时期历史真实面貌的各类档案、资料的基地，是社会各方面查找利用档案、资料的中  心，负责我市有重要价值档案、资料的接收和征集工作。
    第四条 各立档单位应履行定期向市档案馆移交档案、资料的职责，不得以任何理由将档案、资料据为本单位所有或个人所有。

第二章 接收

    第五条 接收范围
    1、市委、市人大、市政府、市政协、市纪检委机关形成的档案。
    2、市委、市政府直属各委、办、局（集团、公司）、开发区及其派出机构形成的档案。
    3、市总工会、团市委、市妇联、市工商联以及其他群众团体形成的档案。
    4、经协商同意，接收或代存市级各民主党派机构形成的档案。
    5、具有我市地方特色的档案、资料，如冰雪艺术、建筑艺术、哈夏音乐会、哈尔滨经济贸易洽谈会等档案、资料。
    6、各专业部门形成的具有长久保存价值的专门档案，如统计、会计、房地产、婚姻、公证、新闻档案等。
    7、历史悠久或有代表性的名厂、名店、名街、名校以及名人等形成的有价值的档案，其它有重大影响或重要凭证作用的二级或三级单位形成的档案。
    8、已撤销的市直机关、事业单位及有保存价值的关停并转企业的档案。
    9、反映立档单位主要职能活动和重大外事活动的声像档案。
    10、全市已故局级以上干部档案。
    11、经协商，接收或代存具有代表性或典型性的个体户、专业户及私企、外企部门形成的有重要价值的档案。
    12、反映我市重大活动或突发事件，如在我市召开的国际、国内重要会议，举办的重大活动，抗洪、突发事故等方面的档案。
    13、市级机关和市直各机关、团体、企事业单位编印的反映职能活动的公开或内部发行的有关综合性、专业性书籍、刊物，各种政策、法规文件汇编，各种图表、基础数字统计，年鉴、史志、机构沿革、大事记、图片等资料。
    14、其它需要接收的档案、资料。
    第六条 接收期限
    1、市级机关和市直各单位保管十年以上的档案。特殊情况，经市档案局同意，可适当延长或提前接收。
    2、反映我市地方特色的档案或有代表性、典型性的单位和个人档案，视情况随时接收。
    3、临时机构工作任务结束、撤销单位和突发性重大事件形成的档案，以及各单位编印、出版的资料，随时接收。
    第七条 接收要求
    1、各单位应移交的档案必须符合国家、省和我市档案行政管理部门制定的有关标准和质量要求。不合格的，由立档单位按期整改，合格后，方可接收。
    2、立档单位移交档案时，须同时移交案卷目录、全引目录（一式二份），包括有些单位编制的人名卡、专题卡等检索工具。
    3、各立档单位1990年以后形成的档案移交进馆时，必须上报案卷级、文件级机读目录（一式二份）。其格式按照《哈尔滨市文书档案机读目录格式规范（试行）》（哈档发[2000]45号文件）的标准执行。
    4、电子档案的移交，要按照国家档案局颁布的《电子档案管理规定》执行。
    5、交接双方必须根据移交情况填写移交书（一式三份，移交单位存一份，市档案馆存两份），经清点核对，签名盖章。
    6、对于拒不按照规定向档案馆移交档案的单位和个人，要依照《中华人民共和国档案法实施办法》第五章第二十七条以及《黑龙江省档案管理条例》第七章第十五条规定予以处罚。

第三章 征集  

    第八条 征集范围
    散存在国内外和个人手中，反映我市重大的政治、经济、文化、民俗等活动的各个历史时期形成的档案、资料、图片和声像材料等。
    1、我市帝俄和日伪统治时期形成的各种诏书、委任状、来往文书以及出版的各种报刊、杂志等；
    2、我市解放前各时期任职的主要官员和有重大影响的人物传记、照片等有关材料；
    3、我市解放前各社会团体、工商企业、学校形成的文书、合同、契约、校刊、同学录等；
    4、历代编修的记载我市及相邻各县的地理、自然和社会历史的志书、年鉴以及反映我市风土人情的书刊资料；
    5、我党在秘密活动时期形成的文件、电报、传单，党的领导人、进步人士在革命斗争中形成的著作、日记以及后来撰写的回忆录、传记等；
    6、我市解放后，国家领导人、国际友人、友好团体来哈视察、观光等活动中形成的照片、题词、影片、录像带，我市著名人物的生平事迹材料和主要作品等；
    7、“文化大革命”期间的有保存价值的各种大、小字报、传单、照片、袖章、臂章等；
    8、其它能反映我市历史和有参考价值的书刊、杂志、资料等。
    第九条 征集办法
    1、由本馆负责征集。凡本地或外地以及国外存有本规定第八条所列档案、资料的单位和个人，可通过信函、电话或面谈等方式，与本馆联系。
    2、无偿捐献或赠送档案、资料的，可捐赠原件，也可捐赠复印件。本馆根据捐赠档案、资料的价值，给予适当奖励，发给荣誉证书。捐赠者有优先利用权。
    3、向本馆出售档案、资料的，由本馆根据馆藏需要和档案、资料的价值，与持有者商量价格，并办理购买手续。
    4、档案所有者可以向本馆寄存档案。

第四章 附则   

    第十条 本规定适用范围：中共哈尔滨市委、市人大、市政府、市政协、市纪检委，市直各机关、团体、企事业单位及个人。
    第十一条 本规定如与上级有关规定不符，按上级规定执行。
    第十二条 本规定解释权为哈尔滨市档案局。
    第十三条 本规定自发布之日起施行。1986年8月颁布的《哈尔滨市档案馆接收和征集档案资料范围的规定》同时废止。